Kilometrówka 2026: stawka za 1 km, kalkulator i ewidencja przebiegu pojazdu

Stawka kilometrówki to 1,15 zł za kilometr dla samochodu powyżej 900 cm3 i 0,89 zł dla mniejszego. Kalkulator obok liczy zwrot za przejechaną trasę oraz miesięczny ryczałt za jazdy lokalne, razem z podatkiem, który przy jazdach lokalnych naprawdę się pojawia.

Rozlicz całą delegację Parametry płacowe 2026
Samochód powyżej 900 cm3
1,15 zł za km
Samochód do 900 cm3
0,89 zł za km
Motocykl
0,69 zł za km
Motorower
0,42 zł za km
Stawki obowiązują od
17 stycznia 2023

Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. · art. 21 ust. 1 pkt 16 i 23b ustawy o PIT

Kalkulator kilometrówki i ryczałtu

Faktyczny przebieg z ewidencji, nie szacunek.

Od tego zależy, czy zwrot jest zwolniony z podatku.

Choroba, urlop, delegacja od 8 godzin. Każdy dzień zabiera 1/22.

Zwrot brutto

Zostaje pracownikowi

Stawka za 1 km

Kilometrówka w podróży służbowej jest zwolniona z podatku do wysokości stawki z rozporządzenia. Zwrot za jazdy lokalne jest przychodem ze stosunku pracy, więc kalkulator odejmuje od niego zaliczkę na PIT.

Ile wynosi kilometrówka w 2026 roku

W 2026 roku kilometrówka wynosi 1,15 zł za kilometr dla samochodu osobowego o pojemności powyżej 900 cm3 i 0,89 zł dla samochodu do 900 cm3. Motocykl rozlicza się po 0,69 zł, a motorower po 0,42 zł. Stawki wynikają z rozporządzenia Ministra Infrastruktury i obowiązują w niezmienionej wysokości od 17 stycznia 2023 roku.

To są kwoty maksymalne. Pracodawca może umówić się na mniej, ale każda złotówka ponad stawkę z rozporządzenia przestaje być zwrotem kosztów i staje się zwykłym przychodem pracownika, z podatkiem i składkami. Kierunek jest więc jednostronny: w dół można, w górę tylko za cenę oskładkowania nadwyżki.

Dwie rzeczy najczęściej mylą się w praktyce. Po pierwsze, decyduje pojemność silnika, a nie rodzaj paliwa ani wiek auta, więc samochód elektryczny rozlicza się jak pojazd powyżej 900 cm3. Po drugie, stawka pokrywa całość kosztów używania pojazdu, czyli paliwo, zużycie, ubezpieczenie i serwis razem. Nie dokłada się do niej faktur ze stacji paliw.

Kilometrówka 2026: tabela stawek i kwot zwrotu

Kwoty w tabeli to iloczyn liczby kilometrów i stawki za 1 km. Tak samo liczy to kalkulator na górze strony i tak samo powinna wyglądać kolumna z kwotą w ewidencji przebiegu pojazdu.

Przebieg Samochód do 900 cm3 (0,89 zł) Samochód powyżej 900 cm3 (1,15 zł) Motocykl (0,69 zł) Motorower (0,42 zł)
100 km 89,00 zł 115,00 zł 69,00 zł 42,00 zł
300 km 267,00 zł 345,00 zł 207,00 zł 126,00 zł
500 km 445,00 zł 575,00 zł 345,00 zł 210,00 zł
700 km 623,00 zł 805,00 zł 483,00 zł 294,00 zł
1 000 km 890,00 zł 1 150,00 zł 690,00 zł 420,00 zł
1 500 km 1 335,00 zł 1 725,00 zł 1 035,00 zł 630,00 zł

Jeżeli kilometry jadą razem z dietami i noclegami, całość policzysz w kalkulatorze delegacji krajowej i zagranicznej, gdzie kilometrówka jest jedną z pozycji rozliczenia.

Ryczałt samochodowy za jazdy lokalne: limity 300, 500 i 700 km

Jazdy lokalne to przejazdy w granicach miejscowości, w której pracownik pracuje, czyli wszystko, co nie jest podróżą służbową. Zamiast rozliczać każdy kurs osobno, pracodawca może wypłacać stałą kwotę miesięczną. Ryczałt to po prostu limit kilometrów pomnożony przez tę samą stawkę za 1 km, a górna granica limitu zależy od liczby mieszkańców gminy.

Liczba mieszkańców gminy Miesięczny limit Auto do 900 cm3 Auto powyżej 900 cm3 Motocykl
Do 100 tys. 300 km 267,00 zł 345,00 zł 207,00 zł
Od 100 tys. do 500 tys. 500 km 445,00 zł 575,00 zł 345,00 zł
Powyżej 500 tys. 700 km 623,00 zł 805,00 zł 483,00 zł

Ryczałt zmniejsza się o 1/22 za każdy dzień nieobecności

Ryczałt jest stały tylko wtedy, gdy pracownik przez cały miesiąc pracuje i dysponuje autem. Za każdy roboczy dzień nieobecności kwotę zmniejsza się o 1/22. Liczą się dni choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin oraz dni, w których pracownik nie miał pojazdu do dyspozycji. Mianownik zawsze wynosi 22, niezależnie od tego, ile dni roboczych ma dany miesiąc.

Dni nieobecności Pomniejszenie Do wypłaty brutto Po PIT 12 procent
0 dni 0,00 zł 575,00 zł 506,00 zł
2 dni 52,27 zł 522,73 zł 460,00 zł
4 dni 104,55 zł 470,45 zł 414,00 zł
10 dni 261,36 zł 313,64 zł 276,00 zł
20 dni 522,73 zł 52,27 zł 46,00 zł

Przykład dla limitu 500 km i samochodu powyżej 900 cm3, czyli pełnego ryczałtu 575 zł. Dni nieobecności policzysz szybciej, gdy wiesz, ile w danym miesiącu jest w ogóle dni roboczych i godzin do przepracowania.

Ryczałt czy kilometrówka: co się bardziej opłaca

Wybór nie jest dowolny w każdej sytuacji. Ryczałt można stosować wyłącznie do jazd lokalnych, podróż służbowa zawsze idzie po faktycznym przebiegu. Tam, gdzie wybór istnieje, decyduje przewidywalność tras i to, kto ma prowadzić dokumentację.

Kryterium Kilometrówka Ryczałt
Podstawa wyliczenia Faktycznie przejechane kilometry Stały limit kilometrów
Gdzie wolno stosować Delegacje i jazdy lokalne Tylko jazdy lokalne
Dokumentacja Pełna ewidencja przebiegu pojazdu Oświadczenie pracownika za miesiąc
Górna granica Brak limitu kilometrów 300, 500 albo 700 km miesięcznie
Nieobecność pracownika Nie ma znaczenia, liczy się przebieg Minus 1/22 za każdy dzień
Kiedy wypada korzystniej Przy nieregularnych, długich trasach Przy stałych, krótkich kursach po mieście

Punkt zrównania jest prosty do wyliczenia: ryczałt przy limicie 500 km i stawce 1,15 zł to 575 zł, czyli dokładnie tyle, ile kilometrówka za 500 faktycznie przejechanych kilometrów. Jeżeli pracownik regularnie jeździ mniej, ryczałt jest dla niego korzystniejszy. Przy 800 km miesięcznie kilometrówka dałaby 920 zł, więc ryczałt zabiera 345 zł, których nikt nie zwróci, bo limitu nie da się przekroczyć.

Jest też różnica, o której warto pamiętać po stronie pracownika: ryczałt dostaje się także za miesiące chudsze w wyjazdy, ale w całości wchodzi do podstawy opodatkowania, o czym poniżej. Przy kilometrówce w delegacji tego podatku nie ma w ogóle.

Podatek i ZUS od kilometrówki: delegacja kontra jazdy lokalne

To jest miejsce, w którym najczęściej robi się błąd w rozliczeniu, bo obie formy wyglądają identycznie na przelewie, a podatkowo są czymś innym. Reguła jest krótka: zwolnienie z PIT dotyczy podróży służbowej, a nie jazd po mieście.

Rodzaj zwrotu Podatek PIT Składki ZUS Podstawa prawna
Kilometrówka w podróży służbowej Zwolniona do wysokości limitu Zwolniona art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT
Kilometrówka za jazdy lokalne Opodatkowana Zwolniona do limitu par. 2 ust. 1 pkt 13 rozp. składkowego
Ryczałt za jazdy lokalne Opodatkowany Zwolniony do limitu par. 2 ust. 1 pkt 13 rozp. składkowego
Jazdy lokalne wybranych grup zawodowych Zwolnione Zwolnione art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT
Nadwyżka ponad stawkę z rozporządzenia Opodatkowana Oskładkowana przychód ze stosunku pracy

Zwolnienie z ostatniego wiersza tabeli bywa źródłem złudzeń. Artykuł 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT rzeczywiście zwalnia zwrot za jazdy lokalne z podatku, ale tylko wtedy, gdy obowiązek wypłaty wynika z odrębnych ustaw. Adresatami są wąskie grupy: kuratorzy sądowi, pracownicy pomocy społecznej, pracownicy Poczty Polskiej i Lasów Państwowych. Dla pozostałych pracowników sądy administracyjne konsekwentnie uznają ryczałt za przychód podlegający opodatkowaniu.

Po stronie składek jest inaczej i to działa na korzyść pracownika. Zwrot kosztów używania prywatnego pojazdu jest wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne do wysokości limitów z rozporządzenia, a skoro nie wchodzi do tej podstawy, nie wchodzi także do podstawy składki zdrowotnej. Realny koszt dla pracownika to więc sam podatek, czyli 12 albo 32 procent kwoty, zależnie od tego, czy przekroczył drugi próg podatkowy. Ile ta sama kwota kosztuje firmę, sprawdzisz w kalkulatorze kosztu pracodawcy.

Ewidencja przebiegu pojazdu: co musi zawierać

Ewidencja przebiegu pojazdu, potocznie nazywana kilometrówką, jest dokumentem, bez którego zwrot kosztów traci podstawę. Prowadzi ją pracownik, a potwierdza pracodawca. Zakres danych wynika z art. 23 ust. 7 ustawy o PIT i jest zamknięty: brak choćby jednej pozycji daje podstawę do zakwestionowania rozliczenia przy kontroli.

Element ewidencji Co konkretnie wpisać
Dane osoby używającej pojazdu Imię, nazwisko i adres zamieszkania
Dane pojazdu Numer rejestracyjny i pojemność silnika
Numer wpisu Kolejny numer porządkowy w miesiącu
Data i cel wyjazdu Dzień oraz sprawa służbowa, nie ogólnik typu jazdy służbowe
Opis trasy Skąd dokąd, z nazwami miejscowości lub adresami
Liczba kilometrów Faktyczny przebieg, nie odległość z mapy w linii prostej
Stawka za 1 km i kwota Stawka właściwa dla pojazdu oraz iloczyn kilometrów i stawki
Podpis pracodawcy Podpis i dane osoby potwierdzającej ewidencję

Ewidencja dla PIT to nie to samo co ewidencja dla VAT

Te dwa dokumenty mają tę samą nazwę potoczną i zupełnie inny cel. Ewidencja opisana wyżej służy rozliczeniu zwrotu kosztów i podatku dochodowego. Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT, uregulowana w art. 86a ustawy o VAT, dotyczy samochodów firmowych i warunkuje odliczenie 100 procent podatku naliczonego zamiast domyślnych 50 procent. Wymaga zgłoszenia pojazdu na formularzu VAT-26 oraz zapisu każdego przejazdu, także prywatnego, przez wszystkie osoby kierujące autem.

Trzecia sytuacja to przedsiębiorca jeżdżący w działalności prywatnym samochodem. Od 1 stycznia 2019 roku nie prowadzi już kilometrówki dla celów podatku dochodowego. W zamian zalicza do kosztów 20 procent wydatków związanych z używaniem pojazdu. Wiele poradników nadal opisuje stan sprzed tej zmiany, więc warto sprawdzać datę tekstu, na który się trafia.

Najczęstsze pytania o kilometrówkę

Ile wynosi kilometrówka w 2026 roku?

W 2026 roku kilometrówka wynosi 0,89 zł za kilometr dla samochodu osobowego o pojemności do 900 cm3 i 1,15 zł dla samochodu powyżej 900 cm3. Dla motocykla stawka to 0,69 zł, a dla motoroweru 0,42 zł. Kwoty nie zmieniły się od 17 stycznia 2023 roku i wynikają z rozporządzenia Ministra Infrastruktury.

Jak obliczyć kilometrówkę?

Kilometrówkę liczy się mnożąc liczbę faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km właściwą dla pojazdu. Przy samochodzie powyżej 900 cm3 i trasie 340 km wychodzi 340 razy 1,15 zł, czyli 391 zł. Podstawą wypłaty jest ewidencja przebiegu pojazdu potwierdzona przez pracodawcę, a nie faktury za paliwo.

Ile wynosi stawka za 1 km przebiegu pojazdu?

Stawka za 1 km przebiegu pojazdu to maksymalna kwota, jaką pracodawca może zwrócić bez konsekwencji podatkowych. W 2026 roku wynosi 0,89 zł dla samochodu do 900 cm3, 1,15 zł powyżej 900 cm3, 0,69 zł dla motocykla i 0,42 zł dla motoroweru. Pracodawca może ustalić stawkę niższą, ale nie wyższą.

Czym różni się ryczałt od kilometrówki?

Kilometrówka to zwrot za faktycznie przejechane kilometry, udokumentowane ewidencją przebiegu pojazdu. Ryczałt to stała kwota miesięczna, czyli limit kilometrów pomnożony przez stawkę, wypłacana na podstawie oświadczenia pracownika bez szczegółowej ewidencji. Ryczałt dotyczy tylko jazd lokalnych i zmniejsza się o 1/22 za każdy dzień nieobecności.

Czy kilometrówka jest opodatkowana?

To zależy od celu jazdy. Kilometrówka w podróży służbowej jest zwolniona z podatku do wysokości limitu z rozporządzenia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT. Zwrot za jazdy lokalne jest przychodem ze stosunku pracy i podlega PIT, a zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 23b obejmuje tylko wąskie grupy zawodowe wskazane w odrębnych ustawach.

Co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu?

Ewidencja przebiegu pojazdu musi zawierać imię, nazwisko i adres osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy z punktu do punktu, liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km, kwotę wynikającą z przemnożenia oraz podpis pracodawcy i jego dane.

Ile wynosi ryczałt samochodowy?

Ryczałt samochodowy to limit kilometrów razy stawka za 1 km. Przy samochodzie powyżej 900 cm3 wynosi maksymalnie 345 zł przy limicie 300 km, 575 zł przy 500 km i 805 zł przy 700 km. Dla samochodu do 900 cm3 są to kwoty 267 zł, 445 zł i 623 zł. Limit zależy od liczby mieszkańców gminy, w której pracownik jeździ.

Kto musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Ewidencję prowadzi pracownik, któremu pracodawca zwraca koszty używania prywatnego samochodu w formie kilometrówki, oraz podatnik, który chce odliczyć 100 procent VAT od samochodu firmowego. Od 1 stycznia 2019 roku przedsiębiorca używający prywatnego auta w działalności nie prowadzi już kilometrówki dla celów podatku dochodowego, tylko zalicza do kosztów 20 procent wydatków.

Czy pracodawca musi zwrócić koszty za paliwo?

Pracodawca nie zwraca kosztów paliwa na podstawie faktur, tylko wypłaca kilometrówkę albo ryczałt według stawki za kilometr. Sam zwrot nie jest automatyczny: wymaga pisemnej umowy o używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych. W podróży służbowej przejazd samochodem prywatnym wymaga wniosku pracownika i zgody pracodawcy.

Czy ryczałt samochodowy jest oskładkowany ZUS?

Ryczałt i kilometrówka są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne do wysokości limitów z rozporządzenia, na podstawie par. 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia składkowego z 18 grudnia 1998 roku. Ponieważ nie wchodzą do podstawy składek społecznych, nie wchodzą też do podstawy składki zdrowotnej. Nadwyżka ponad limit jest oskładkowana normalnie.

Kilometrówka to jedna pozycja większego rozliczenia

Zwrot za kilometry rzadko przychodzi sam. Zwykle towarzyszą mu diety, noclegi i dojazdy, a przy jazdach lokalnych dochodzi jeszcze podatek, który trzeba doliczyć do wypłaty za dany miesiąc. Poniżej narzędzia, które domykają resztę rachunku.

Dodaj opinię