Kalkulator delegacji krajowej i zagranicznej: diety, ryczałty i rozliczenie delegacji

Stawki delegacji krajowej 2026

Wszystko na tej liście jest pochodną jednej liczby, czyli diety 45 zł. Dlatego podwyżka diety automatycznie przesuwa też ryczałty i limit noclegowy, bez zmiany samych przepisów o sposobie liczenia.

Ryczałt noclegowy przysługuje za nocleg trwający co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. To wyklucza sytuację, w której pracownik jedzie nocnym pociągiem i wystawia ryczałt za nocleg, bo za czas przejazdu ryczałt się nie należy. Nie przysługuje też wtedy, gdy pracodawca zapewnił bezpłatny nocleg albo uznał, że nocleg nie był konieczny, na przykład przy trasie, z której dało się wrócić tego samego dnia.

Diety zagraniczne 2026: tabela stawek i limitów noclegowych

Załącznik do rozporządzenia obejmuje 113 państw. Poniżej kierunki, które w polskich firmach pojawiają się najczęściej. Limit noclegowy to maksymalny zwrot za jedną dobę hotelową na podstawie rachunku; bez rachunku pracownik dostaje ryczałt równy 25 procent tego limitu.

Dla Stanów Zjednoczonych limit noclegowy jest wyższy w Nowym Jorku (350 USD) i w Waszyngtonie (300 USD). Dieta zależy od państwa docelowego, a nie od tego, przez ile krajów pracownik przejeżdżał po drodze. Jeżeli podróż obejmuje kilka państw, dietę ustala się osobno dla każdego odcinka, według państwa, w którym pracownik przebywa.

Czas podróży zagranicznej liczy się inaczej niż krajowej: przy przejeździe lądowym od chwili przekroczenia granicy w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy w drodze powrotnej, przy locie od startu z ostatniego lotniska w kraju do lądowania na pierwszym lotnisku w kraju, a przy podróży morskiej od wyjścia statku z portu polskiego. Odcinek na terytorium Polski rozlicza się dietą krajową i to właśnie ta część najczęściej ginie w rozliczeniach, bo nikt jej nie wpisuje na druku.

Rozliczenie delegacji krajowej: przykład krok po kroku

Pracownik wyjeżdża w poniedziałek o 7:00, wraca w środę o 18:00. Dwa noclegi w kwaterze bez rachunku, śniadania wliczone w cenę noclegu, przejazd własnym samochodem o pojemności 1,6 litra, trasa 340 km w obie strony, zaliczka 400 zł. To dokładnie ten sam przypadek, który kalkulator na górze ma ustawiony domyślnie.

Cała kwota 665,50 zł jest wolna od podatku i od składek ZUS, bo mieści się w limitach z rozporządzenia. Pracownik ma 14 dni od zakończenia podróży na rozliczenie się z zaliczki, a jeśli zaliczka okazała się wyższa od należności, zwraca różnicę. Do rozliczenia zagranicznego zaliczkę wypłaca się w walucie obcej albo, za zgodą pracownika, w złotych według kursu średniego NBP z dnia wypłaty.

Czy dieta za delegację jest opodatkowana

Diety i pozostałe należności za czas podróży służbowej są zwolnione z PIT do wysokości limitów z rozporządzenia, na podstawie artykułu 21 ustęp 1 punkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, i nie wchodzą do podstawy wymiaru składek ZUS. Dopóki pracodawca płaci 45 zł, na liście płac nie pojawia się nic do potrącenia i pracownik dostaje pełną kwotę.

Zwolnienie działa tylko do limitu. Firma, która w regulaminie ustaliła dietę 80 zł, ma 45 zł zwolnione i 35 zł traktowane jak zwykłe wynagrodzenie: z zaliczką na podatek i pełnym ZUS po obu stronach. To samo dotyczy zwrotu za nocleg ponad 900 zł bez zgody pracodawcy oraz stawki za kilometr wyższej niż 1,15 zł. Dlatego hojniejsze stawki najczęściej kosztują firmę więcej, niż wynika z samej różnicy w kwocie.

Osobna sprawa to sam czas przejazdu. Podróż służbowa nie jest wykonywaniem pracy, więc godziny spędzone w samochodzie czy pociągu poza normalnym rozkładem nie generują nadgodzin. Wliczają się do czasu pracy tylko w tej części, która przypada na rozkładowe godziny pracownika. Szczegóły z orzecznictwem opisuje artykuł podróż służbowa a czas pracy, a same dopłaty policzysz w kalkulatorze nadgodzin.