Koszt pracodawcy 2026: kalkulator kosztu zatrudnienia pracownika i składek ZUS

Wpisz wynagrodzenie brutto, a policzymy, ile naprawdę kosztuje etat: składki finansowane przez firmę, narzut procentowy, koszt roczny i to, jaka część tej kwoty trafia realnie do pracownika na konto.

Przelicz brutto na netto Parametry 2026

Ostatnia aktualizacja: lipiec 2026 · stawki ZUS obowiązujące w 2026 roku · 86 000+ opinii z danymi o zarobkach na Worked

Domyślnie 1,67% dla firm do 9 osób. Zakres ustawowy: 0,67% do 3,33%.

Ile wynosi koszt pracodawcy w 2026 roku

Całkowity koszt pracodawcy to wynagrodzenie brutto powiększone o 20,48 procent składek finansowanych przez firmę. Przy 5000 zł brutto firma wydaje 6024 zł miesięcznie, przy płacy minimalnej 4806 zł jest to 5790,28 zł, a przy 10 000 zł brutto 12 048 zł. Narzut składa się z pięciu pozycji: emerytalnej 9,76 procent, rentowej 6,50 procent, wypadkowej 1,67 procent w typowej stawce, Funduszu Pracy razem z Funduszem Solidarnościowym 2,45 procent i FGŚP 0,10 procent.

Warto od razu spojrzeć na drugą stronę tego równania. Z 6024 zł, które firma wydaje na pensję 5000 zł brutto, pracownik dostaje na konto 3738,19 zł, czyli 62 procent. Ta luka między kosztem a wypłatą jest źródłem większości nieporozumień w rozmowach o podwyżce: pracodawca myśli o kwocie z lewej strony, kandydat o kwocie z prawej. Dlatego przy podawaniu widełek warto od razu mówić o brutto i pokazywać, co ta kwota oznacza na rękę.

Jakie składki płaci pracodawca, a jakie pracownik

Część składek dzieli się po połowie, część obciąża tylko jedną stronę. Najczęstszy błąd w kalkulacjach to doliczanie firmie składki zdrowotnej i chorobowej. Obie płaci wyłącznie pracownik, z własnego brutto.

Składka Pracodawca Pracownik Przy 5000 zł brutto (firma)
Emerytalna 9,76% 9,76% 488,00 zł
Rentowa 6,50% 1,50% 325,00 zł
Chorobowa nie płaci 2,45% 0,00 zł
Wypadkowa 0,67% do 3,33% nie płaci 83,50 zł
Fundusz Pracy i Solidarnościowy 2,45% nie płaci 122,50 zł
FGŚP 0,10% nie płaci 5,00 zł
Zdrowotna nie płaci 9,00% 0,00 zł
Razem po stronie firmy 20,48% 13,71% plus 9% zdrowotnej 1024,00 zł

Osobną pozycją jest Fundusz Emerytur Pomostowych: 1,5 procent, ale tylko za pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Większości firm biurowych i handlowych nie dotyczy, dlatego kalkulator go nie dolicza. Składki emerytalna i rentowa przestają być naliczane po przekroczeniu rocznej podstawy 282 600 zł, czyli trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia.

Koszt pracodawcy: tabela od płacy minimalnej do 12 000 zł

Wyliczenia przy typowej składce wypadkowej 1,67 procent, bez PPK, dla pracownika ze złożonym PIT-2 i podstawowymi kosztami uzyskania przychodu. Ostatnia kolumna pokazuje, jaka część wydatku firmy trafia na konto pracownika.

Brutto Składki firmy Koszt miesięczny Koszt roczny Netto pracownika Udział netto
4806 zł (minimalna) 984,28 zł 5790,28 zł 69 483 zł 3605,85 zł 62,3%
5000 zł 1024,00 zł 6024,00 zł 72 288 zł 3738,19 zł 62,1%
6000 zł 1228,80 zł 7228,80 zł 86 746 zł 4420,43 zł 61,2%
7000 zł 1433,60 zł 8433,60 zł 101 203 zł 5101,67 zł 60,5%
8000 zł 1638,40 zł 9638,40 zł 115 661 zł 5783,91 zł 60,0%
9000 zł 1843,20 zł 10 843,20 zł 130 118 zł 6465,15 zł 59,6%
10 000 zł 2048,00 zł 12 048,00 zł 144 576 zł 7147,39 zł 59,3%
12 000 zł 2457,60 zł 14 457,60 zł 173 491 zł 8509,87 zł 58,9%

Netto liczone w pierwszym progu podatkowym. Przy wynagrodzeniu powyżej mniej więcej 11 900 zł brutto miesięcznie pracownik w trakcie roku przekracza próg 120 000 zł dochodu i od nadwyżki płaci 32 procent, więc jego wypłata w drugiej połowie roku spada. Koszt firmy pozostaje wtedy bez zmian, bo stawki składek pracodawcy nie zależą od progu podatkowego. Szczegóły opisaliśmy w tekście o tym, od jakiej pensji wchodzi drugi próg podatkowy.

Co jeszcze składa się na koszt zatrudnienia pracownika

Kalkulator pokazuje koszt kadrowy, czyli pensję i składki. Budżet działu, w którym pracownik siedzi, jest wyższy. Te pozycje najczęściej wypadają z kalkulacji, a potrafią dołożyć kilkanaście procent w skali roku.

Płatne dni bez pracy

Urlop wypoczynkowy w wymiarze 20 albo 26 dni, dni świąteczne oraz wynagrodzenie chorobowe za pierwsze 33 dni absencji w roku. Pracownik z 26 dniami urlopu pracuje realnie około 230 dni w roku, a kosztuje przez 12 miesięcy.

Wejście na pokład

Rekrutacja, badania wstępne, szkolenie BHP, sprzęt i stanowisko pracy oraz czas zespołu poświęcony na wdrożenie. Przy rotacji te koszty wracają co kilkanaście miesięcy i to one najmocniej bolą w firmach z dużą wymianą kadry.

Benefity i PPK

Wpłata podstawowa pracodawcy do PPK to 1,5 procent brutto, opieka medyczna i karta sportowa zwykle od 100 do 300 zł miesięcznie na osobę. Część z nich jest dla pracownika przychodem i podnosi jego podstawę opodatkowania.

Najdroższą pozycją poza listą płac zwykle okazuje się rotacja pracowników. Każde odejście oznacza rekrutację od zera, kilka miesięcy niższej wydajności następcy i czasem odprawę albo ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Dlatego kalkulację kosztu warto robić dla pełnego cyklu życia stanowiska, nie dla pojedynczego miesiąca.

Etat, zlecenie czy B2B: co jest tańsze dla firmy

Przy tej samej kwocie brutto zwykłe zlecenie kosztuje firmę praktycznie tyle samo co etat. Narzut po stronie zleceniodawcy to te same 20,48 procent, bo zlecenie z pełnym ZUS obejmuje emerytalną, rentową, wypadkową, Fundusz Pracy i FGŚP. Realna oszczędność pojawia się tylko w dwóch przypadkach: przy zleceniu ze studentem do 26 roku życia, gdzie składek nie ma wcale, oraz przy współpracy B2B, gdzie firma płaci samą fakturę.

Forma Narzut firmy Koszt przy 5000 zł Na co uważać
Umowa o pracę 20,48% 6024,00 zł Urlop, chorobowe, okres wypowiedzenia, ochrona przed zwolnieniem
Zlecenie z pełnym ZUS 20,48% 6024,00 zł Minimalna stawka 31,40 zł za godzinę i obowiązek ewidencji godzin
Zlecenie ze studentem do 26 lat 0% 5000,00 zł Status studenta trzeba weryfikować, znika z dniem obrony
Umowa o dzieło 0% 5000,00 zł Tylko realny rezultat, zgłoszenie RUD w 7 dni, kara do 5000 zł
Współpraca B2B kwota faktury 5000,00 zł netto faktury Stawki są zwykle wyższe niż brutto na etacie, ryzyko przekwalifikowania przez PIP

Od 2026 roku PIP ma szersze uprawnienia do przekwalifikowania ukrytego etatu na umowę o pracę, więc oszczędność na formie zatrudnienia bywa pozorna. Jeśli rozważasz przejście zespołu na samozatrudnienie, policz najpierw obie strony w kalkulatorze B2B i sprawdź koszt umowy zlecenia. Zwykle okazuje się, że żeby specjalista wyszedł na swoje, stawka B2B musi być wyraźnie wyższa niż jego dotychczasowe brutto, co zjada całą oszczędność na składkach.

Najczęstsze pytania o koszt pracodawcy

Ile wynosi całkowity koszt pracodawcy przy pensji 5000 zł brutto?

Przy 5000 zł brutto całkowity koszt pracodawcy w 2026 roku wynosi 6024 zł miesięcznie. Na składki finansowane przez firmę idzie 1024 zł: emerytalna 488 zł, rentowa 325 zł, wypadkowa 83,50 zł, Fundusz Pracy i Solidarnościowy 122,50 zł oraz FGŚP 5 zł. Pracownik dostaje z tego 3738,19 zł na rękę, czyli 62 procent wydatku firmy.

Jakie składki ZUS płaci pracodawca za pracownika?

Pracodawca finansuje pięć składek: emerytalną 9,76 procent, rentową 6,50 procent, wypadkową od 0,67 do 3,33 procent, Fundusz Pracy razem z Funduszem Solidarnościowym 2,45 procent oraz FGŚP 0,10 procent. Przy typowej stawce wypadkowej 1,67 procent daje to narzut 20,48 procent ponad wynagrodzenie brutto.

Ile kosztuje pracodawcę pracownik na najniższej krajowej?

Płaca minimalna w 2026 roku to 4806 zł brutto. Składki po stronie firmy wynoszą 984,28 zł, więc całkowity koszt pracodawcy to 5790,28 zł miesięcznie i około 69 483 zł rocznie. Pracownik otrzymuje z tego 3605,85 zł netto. Pełne zestawienie stawek na ten rok mamy w parametrach wynagrodzeń 2026.

Czy pracodawca płaci składkę zdrowotną za pracownika?

Nie. Składka zdrowotna 9 procent jest w całości potrącana z wynagrodzenia pracownika i nie obciąża firmy. Pracodawca nie finansuje też składki chorobowej 2,45 procent. To dwie pozycje, które najczęściej trafiają do kalkulacji kosztu przez pomyłkę i zawyżają wynik o kilkaset złotych miesięcznie.

Czy umowa zlecenie jest tańsza dla firmy niż umowa o pracę?

Zwykle nie. Przy zwykłym zleceniu z pełnym ZUS narzut po stronie zleceniodawcy jest praktycznie taki sam jak na etacie, czyli około 20,48 procent. Realnie tańsze są tylko zlecenie ze studentem do 26 roku życia oraz umowa o dzieło, obie bez składek, ale obie z wąskimi warunkami stosowania i ryzykiem zakwestionowania przez ZUS.

Czy PPK podnosi koszt pracodawcy?

Tak, o 1,5 procent wynagrodzenia brutto przy wpłacie podstawowej. Przy 10 000 zł brutto to 150 zł miesięcznie, a narzut rośnie z 20,48 do 21,98 procent. Wpłata dotyczy tylko pracowników, którzy nie złożyli deklaracji o rezygnacji. Pracodawca może dodatkowo zadeklarować wpłatę dodatkową do 2,5 procent.

Jak obniżyć koszt zatrudnienia bez obniżania pensji?

Największe rezerwy nie leżą w składkach, bo te są sztywne, tylko w rotacji i czasie wakatu. Firma, która utrzymuje ludzi dwa razy dłużej, oszczędza na rekrutacji i wdrożeniu więcej, niż wynosi cały narzut ZUS. Dlatego opłaca się pracować nad tym, co widzą kandydaci i pracownicy: jawnymi widełkami, uczciwym procesem rekrutacji i reagowaniem na opinie o pracodawcy.

Wiesz, ile kosztuje etat. Sprawdź, co dostajesz w zamian

Koszt zatrudnienia jest taki sam u wszystkich, bo stawki składek są ustawowe. Różnica między firmami zaczyna się dalej: w tym, jak długo ludzie zostają i co mówią o pracodawcy na zewnątrz. Na Worked zbieramy zweryfikowane opinie pracowników, żeby ten obraz był oparty na faktach, a nie na anonimowych wpisach.

Zobacz, jak to działa

Powiązane kalkulatory i poradniki

Kalkulator wynagrodzeń

Druga strona tego samego równania: ile z brutto zostaje pracownikowi na koncie.

Przelicz brutto na netto

Parametry wynagrodzeń 2026

Wszystkie stawki składek, progi PIT, kwota wolna i płaca minimalna w jednym zestawieniu.

Zobacz parametry

Jawność wynagrodzeń

Nowe obowiązki płacowe wobec kandydatów i pracowników oraz jak się do nich przygotować.

Przeczytaj przewodnik

Dodaj opinię