Koszty zatrudnienia

Outsourcing kadr i płac cennik 2026 w 5 biurach i koszt na pracownika

Zespół Worked · 6 października 2026 · 8 min czytania

Outsourcing kadr i płac kosztuje od 45 do 100 zł netto miesięcznie za pracownika na umowie o pracę i od 35 do 100 zł za umowę zlecenia. Firma z 10 pracownikami zapłaci więc od 450 do 1000 zł netto miesięcznie. Do tego dochodzą PPK (20 do 50 zł za osobę, jeśli biuro liczy je osobno), minimalna opłata w części biur i dopłaty za świadectwa pracy czy deklaracje PFRON.

Outsourcing kadr i płac cennik w 5 biurach

Wybraliśmy biura, które publikują konkretne stawki, a nie samo „zapytaj o wycenę”. Większość dostawców z pierwszej strony Google cen nie podaje wcale albo pisze tylko „od 30 zł”, co bez zakresu usług niczego nie mówi. Każda liczba poniżej pochodzi z cennika na stronie biura.

Kwoty netto, poza MAGDA, gdzie cennik podaje ceny brutto. Stan na 6 października 2026.

Rozrzut przy umowie o pracę jest ponad dwukrotny: od 45 do 100 zł. Różnica bierze się z trzech rzeczy. Pierwsza to wielkość: tanie stawki mają zwykle limit 10 osób, powyżej cena jest do negocjacji. Druga to PPK, które u jednych jest w cenie, a u innych kosztuje 20 albo 50 zł na osobę, czyli potrafi podnieść rachunek o połowę. Trzecia to minimum miesięczne. Przy 3 pracownikach stawka 90 zł daje 270 zł, ale biuro z minimum 500 zł i tak wystawi fakturę na 500 zł.

Ile kosztuje outsourcing kadr i płac w firmie z 15 osobami

Policzmy firmę z 12 pracownikami na etacie, wszystkimi w PPK, i 3 zleceniobiorcami. HR Biuro Rachunkowe odpada, bo powyżej 10 osób wycenia indywidualnie. MAGDA policzy 90 zł brutto za 15 osób, czyli około 1098 zł netto miesięcznie. Asygnata wyjdzie od 1305 zł (960 zł za etaty, 105 zł za zlecenia i 240 zł za PPK) do 1545 zł przy górnej stawce. Arcy Biuro Rachunkowe to 1500 zł, a PayrollSolution 1680 zł za etaty z PPK, plus zlecenia według wyceny.

Rocznie to od około 13 200 do ponad 20 000 zł netto. Teraz druga strona rachunku. Kadrowa na pół etatu przy pensji 7500 zł brutto kosztuje firmę 4518 zł miesięcznie z samymi składkami pracodawcy, czyli około 54 000 zł rocznie, zanim kupisz program kadrowo-płacowy i zapłacisz za szkolenia z nowych przepisów. Pensja to założenie przykładu, wpisz w kalkulatorze własną. Pełny koszt etatu z PPK i FGŚP policzysz w kalkulatorze kosztu pracodawcy.

Przy kilkunastu osobach outsourcing jest więc wyraźnie tańszy. Własna kadrowa zaczyna się opłacać mniej więcej od momentu, gdy obsługa w biurze przekracza koszt jej etatu, a to przy stawce 80 do 100 zł za osobę dzieje się dopiero przy kilkudziesięciu pracownikach. Wtedy też rośnie znaczenie tego, że ktoś jest na miejscu.

Co obejmuje outsourcing kadr i płac w podstawowej cenie

W stawce za pracownika biura zwykle mają listę płac, zgłoszenia i deklaracje ZUS, zaliczki na podatek, PIT-11, ewidencję urlopów i zwolnień oraz prowadzenie akt osobowych. Osobno płacisz najczęściej za:

• świadectwo pracy: od 30 do 80 zł za dokument,
• deklarację PFRON: od 50 zł miesięcznie do 200 zł,
• zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach, korekty z winy klienta, sprawy komornicze,
• dokumenty wewnętrzne, np. regulamin pracy (w PayrollSolution od 1000 zł).

Ta ostatnia pozycja jest często najdroższa w całej współpracy, a biuro i tak potrzebuje od Ciebie decyzji o czasie pracy, okresach rozliczeniowych i terminie wypłaty. Szkic przygotujesz sam w generatorze regulaminu pracy, a biuru dasz go do sprawdzenia. Przy 50 osobach dochodzi jeszcze regulamin wynagradzania, którego żadne z pięciu biur nie ma w cenniku.

Świadectwo pracy warto policzyć z wyprzedzeniem. Przy rotacji 10 osób rocznie to 300 do 800 zł dodatkowo, a samo rozstanie wymaga więcej niż jednego dokumentu: terminów wypowiedzenia, rozliczenia urlopu, zwrotu sprzętu. Cały proces rozpisuje krok po kroku serwis o zwolnieniach zgodnych z Kodeksem pracy.

Jak porównać oferty outsourcingu płac

Przy zbieraniu ofert proś o wycenę na swoich liczbach, a nie o stawkę „od”. Zadaj pięć pytań:

1. Czy stawka dotyczy każdej umowy, czy tylko umowy o pracę, i ile kosztuje zlecenie?
2. Czy PPK jest w cenie, a jeśli nie, ile kosztuje na osobę?
3. Jaka jest minimalna opłata miesięczna?
4. Które dokumenty są poza abonamentem i po ile (świadectwa, zaświadczenia, PFRON)?
5. Czy biuro reprezentuje firmę przy kontroli ZUS i PIP, i czy ma ubezpieczenie OC?

Ostatnie pytanie nie jest formalnością. Biuro odpowiada wobec Ciebie z umowy, ale wobec pracownika, ZUS i inspekcji pracy obowiązki zostają po stronie pracodawcy. Za spóźnioną wypłatę albo brak informacji o warunkach zatrudnienia grzywnę dostaje osoba działająca w imieniu pracodawcy (art. 281 i 282 KP), a nie biuro. Dlatego sprawdź przy przekazaniu, czy nowi pracownicy dostają informację o warunkach zatrudnienia w ciągu 7 dni, kto ją wystawia i kto pilnuje terminu. Jeśli przejmujesz kadry po poprzednim biurze, zacznij od przeglądu dokumentów, który opisuje tekst o cenie audytu kadrowego.

Wypłata na czas to też opinia o pracodawcy

Pracownik nie wie, czy listę płac robi kadrowa, czy biuro w innym mieście. Wie, że przelew przyszedł trzy dni po terminie, a zaświadczenie do kredytu czekał tydzień. Takie rzeczy trafiają do opinii o firmie w rubryce wynagrodzenie i formalności, a kandydaci czytają je przed wysłaniem CV. Biuro rachunkowe pod nimi nie odpowie.

Profil pracodawcy w Worked daje firmie głos w tym miejscu. Odpowiadasz pod każdą opinią, wyjaśniasz, co się zmieniło po przejściu do nowego biura, i dostajesz powiadomienie o nowym wpisie. Pakiety zaczynają się od 124 zł miesięcznie przy rozliczeniu rocznym, czyli mniej niż obsługa trzech pracowników w biurze.

Najczęstsze pytania o outsourcing kadr i płac

Ile kosztuje outsourcing kadr i płac

Od 45 do 100 zł netto miesięcznie za pracownika na umowie o pracę i od 35 do 100 zł za zlecenie, według cenników pięciu biur z października 2026. PPK kosztuje dodatkowo 20 do 50 zł za osobę tam, gdzie nie jest w cenie, a część biur ma minimum, np. 500 zł miesięcznie.

Czy outsourcing kadr i płac się opłaca

W małej i średniej firmie zwykle tak. Przy 15 osobach biuro kosztuje około 1100 do 1700 zł netto miesięcznie, a kadrowa na pół etatu z pensją 7500 zł brutto ponad 4500 zł z samymi składkami pracodawcy. Własny dział zaczyna się bronić przy kilkudziesięciu pracownikach albo przy skomplikowanych systemach zmianowych.

Co obejmuje outsourcing kadr i płac

Listę płac, zgłoszenia i deklaracje ZUS, zaliczki na podatek, PIT-11, ewidencję urlopów i zwolnień oraz akta osobowe. Poza abonamentem są zwykle świadectwa pracy, zaświadczenia, deklaracje PFRON i dokumenty wewnętrzne jak regulamin pracy. Zakres zawsze sprawdź w umowie, bo nazwy pakietów niewiele mówią.

Kto odpowiada za błędy w outsourcingu kadr i płac

Wobec pracownika, ZUS i inspekcji pracy odpowiada pracodawca, także gdy błąd popełniło biuro. Biuro odpowiada wobec firmy na podstawie umowy, dlatego warto sprawdzić zapisy o odpowiedzialności, limit odszkodowania i ubezpieczenie OC biura, zanim podpiszesz współpracę.

Ile kosztuje obsługa pracownika w biurze rachunkowym

Najczęściej 80 do 100 zł netto miesięcznie za osobę na etacie. Najniższa stawka w zestawieniu to 45 zł, ale tylko do 10 pracowników. Biura księgowe, które prowadzą też pełną księgowość firmy, czasem dają niższą stawkę kadrową w pakiecie, więc pytaj o cenę łączną.