Regulamin wynagradzania: generator, zmiana regulaminu wynagradzania i premiowania
Regulamin wynagradzania jest obowiązkowy od 50 pracowników nieobjętych układem zbiorowym, a przy 20 do 49 osobach dopiero wtedy, gdy zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem. Dokument wchodzi w życie po dwóch tygodniach od podania go załodze, nie z dniem podpisania. Generator obok składa treść, liczy tę datę i pokazuje, czego brakuje.
- Obowiązek bezwarunkowy
- od 50 pracowników
- Wejście w życie
- 2 tygodnie od ogłoszenia
- Wynagrodzenie zarządu
- poza regulaminem
- Podstawa prawna
- art. 77(2) Kodeksu pracy
Generator regulaminu wynagradzania
Ustaw dane firmy. Obowiązek, tryb wprowadzenia, data wejścia w życie i treść dokumentu przeliczają się na bieżąco.
Składniki poza wynagrodzeniem zasadniczym
Status
Wchodzi w życie
Kompletność
Do uzupełnienia przed ogłoszeniem
Treść regulaminu
Generator składa szkielet dokumentu na podstawie przepisów Kodeksu pracy. Załączniki ze stawkami i progami dopisuje pracodawca, bo zależą od struktury stanowisk w firmie.
Kto musi mieć regulamin wynagradzania
Próg liczy się według liczby pracowników, czyli osób zatrudnionych na umowę o pracę, a nie według etatów i nie według zleceniobiorców. Dwie osoby na pół etatu to dwóch pracowników. Kodeks pracy rozdziela trzy sytuacje i tylko jedna z nich jest bezwarunkowym obowiązkiem.
| Liczba pracowników | Czy regulamin jest wymagany | Co uruchamia obowiązek | Podstawa |
|---|---|---|---|
| 50 i więcej | Tak, bezwarunkowo | Sam fakt zatrudnienia, o ile załogi nie obejmuje układ zbiorowy | art. 77(2) § 1 |
| 20 do 49 | Tylko na wniosek | Wniosek zakładowej organizacji związkowej o ustalenie regulaminu | art. 77(2) § 1(2) |
| poniżej 20 | Nie, dobrowolnie | Decyzja pracodawcy, najczęściej przy porządkowaniu premii | art. 77(2) § 1(1) |
| objęci układem zbiorowym | Nie | Układ zastępuje regulamin i regulamin obowiązuje tylko do czasu objęcia nim załogi | art. 77(2) § 3 |
Najczęstszy błąd przy progu 20 do 49 osób polega na tym, że firma sama tworzy regulamin w przekonaniu, że musi. Obowiązek powstaje dopiero z wnioskiem organizacji związkowej. Nie znaczy to, że regulamin nie ma wtedy sensu. Znaczy tylko, że firma robi to na własnych warunkach, bez presji terminu i bez konieczności uzgadniania treści.
Czego regulamin wynagradzania nie może zawierać
Ta część jest pomijana w większości wzorów krążących po sieci, a to ona przesądza o ważności zapisów. Regulamin jest aktem niższego rzędu i przegrywa z ustawą zawsze, gdy jest od niej gorszy dla pracownika.
Wynagrodzenia zarządu
Regulamin nie może określać warunków wynagradzania osób zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy ani osób zarządzających na innej podstawie niż stosunek pracy. Zasadę z art. 24(126) § 2 stosuje się do regulaminu przez art. 77(2) § 5. Zarząd rozlicza się poza dokumentem.
Zapisów gorszych niż ustawa
Postanowienia regulaminów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy i innych ustaw (art. 9 § 2). Zapis obniżający dodatek za nadgodziny poniżej ustawowego jest nieważny, a w jego miejsce wchodzi przepis ustawy.
Różnic bez uzasadnienia
Pracownicy mają prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości, licząc wszystkie składniki, także niepieniężne (art. 18(3c) § 1 i § 2). Przedziały stawek muszą więc opierać się na kwalifikacjach, odpowiedzialności i wysiłku, a nie na dacie zatrudnienia.
Zmiana regulaminu wynagradzania krok po kroku
Tu leży najdroższy błąd kadrowy w całym temacie. Firma ogłasza nowy regulamin, obniża w nim premię i uznaje sprawę za zamkniętą. Tak to nie działa. Zmiana na korzyść działa sama z siebie, zmiana na niekorzyść wymaga wypowiedzenia zmieniającego każdemu objętemu pracownikowi.
1
Ustal kierunek zmiany
Sprawdź składnik po składniku, czy nowa treść jest korzystniejsza, czy gorsza. Korzystniejsze postanowienia z dniem wejścia w życie zastępują z mocy prawa dotychczasowe warunki umowy (art. 24(113) § 1).
2
Uzgodnij ze związkiem
Jeżeli działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią regulamin (art. 77(2) § 4). To uzgodnienie, nie opinia, więc brak porozumienia blokuje wprowadzenie zmiany.
3
Wypowiedzenia zmieniające
Postanowienia mniej korzystne wprowadza się przez wypowiedzenie pracownikom dotychczasowych warunków umowy. Przepisy ograniczające dopuszczalność takiego wypowiedzenia wtedy nie działają (art. 24(113) § 2).
4
Ogłoś i odczekaj
Podaj regulamin do wiadomości w sposób przyjęty u pracodawcy i odlicz dwa tygodnie (art. 77(2) § 6). Zachowaj dowód udostępnienia, bo od tej daty liczy się wszystko pozostałe.
Pracodawca ma też obowiązki informacyjne, które przy regulaminie stosuje się odpowiednio: zawiadomienie pracowników o wejściu dokumentu w życie i o jego zmianach oraz udostępnienie tekstu do wglądu i wyjaśnienie jego treści na żądanie pracownika (art. 241(12) § 2 w związku z art. 77(2) § 5). W praktyce wystarczy intranet lub tablica, pod warunkiem że da się wykazać, kiedy treść stała się dostępna.
Premia regulaminowa i premiowanie w regulaminie
Regulamin premiowania bywa osobnym dokumentem, ale najczęściej jest częścią regulaminu wynagradzania, bo pracodawca może w nim ustalić także inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania (art. 77(2) § 2). Decyzja, którą formę premii opisać, ma bezpośredni skutek finansowy.
| Cecha | Premia regulaminowa | Nagroda uznaniowa |
|---|---|---|
| Podstawa | Składnik wynagrodzenia opisany w regulaminie (art. 78 § 2) | Nagroda za wzorowe wypełnianie obowiązków (art. 105) |
| Warunki nabycia | Sprawdzalne i z góry znane pracownikowi | Ocena pracodawcy, bez z góry ustalonych progów |
| Gdy warunki spełnione | Pracownik może dochodzić wypłaty | Decyzja pozostaje po stronie pracodawcy |
| Ryzyko dla firmy | Trzeba zabudżetować, bo jest należna | Zarzut nierównego traktowania, jeśli nikt nie zna kryteriów |
Pułapka polega na nazwie. Nazwanie świadczenia premią uznaniową, a następnie opisanie w regulaminie mierzalnych warunków, po spełnieniu których wypłata następuje, tworzy w praktyce premię regulaminową ze wszystkimi skutkami. O charakterze składnika decyduje treść zapisu, nie jego tytuł. Jeżeli firma chce zachować swobodę, powinna zostać przy nagrodzie z art. 105 Kodeksu pracy i nie budować dla niej siatki progów. Jeżeli chce dać ludziom przewidywalność, powinna świadomie wybrać premię regulaminową i wpisać ją do budżetu. Szerzej rozpisaliśmy tę decyzję w tekście o tym, czy wybrać premię regulaminową czy uznaniową.
Dlaczego regulamin wynagradzania trafia do opinii o firmie
Regulamin jest dokumentem wewnętrznym, ale jego skutki są publiczne. Pracownik, który nie wie, od czego zależy jego premia, opisuje to później na portalu z opiniami, i robi to konkretnie: podaje kwoty, terminy i nazwiska przełożonych. Kandydat czyta właśnie te wpisy, a nie waszą zakładkę kariery.
Firmy, które mają uporządkowane przedziały stawek, wygrywają dwa razy. Raz, bo łatwiej im wykazać jednakowe wynagrodzenie za pracę jednakowej wartości, gdy ktoś podniesie zarzut z art. 18(3c). Dwa, bo mogą podać widełki w ogłoszeniu i pod opiniami, zamiast milczeć. Na profilu pracodawcy w Worked ta sekcja stoi obok opinii, więc kandydat porównuje deklarację z relacją załogi w jednym miejscu.
Firma przekraczająca 50 osób
Obowiązek pojawia się z dnia na dzień, zwykle po sezonie rekrutacyjnym. Generator pokazuje, co dokument musi zawierać, a kalkulator kosztu pracodawcy pozwala policzyć, ile naprawdę kosztuje nowa siatka stawek.
Firma porządkująca premie
Najczęstszy powód zmiany regulaminu to premie wypłacane po uznaniu, które przestały być zrozumiałe dla załogi. To samo napięcie widać potem w złych opiniach o pracodawcach.
Firma wchodząca w jawność płac
Przedziały stawek w regulaminie to warunek podania widełek na zewnątrz. Kontekst opisaliśmy na stronie o jawności wynagrodzeń oraz w materiale o luce płacowej.
Najczęstsze pytania o regulamin wynagradzania
Od ilu pracowników regulamin wynagradzania jest obowiązkowy
Regulamin wynagradzania jest obowiązkowy od 50 pracowników, jeżeli nie obejmuje ich układ zbiorowy pracy. Przy zatrudnieniu od 20 do 49 osób obowiązek powstaje dopiero wtedy, gdy zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o ustalenie regulaminu. Poniżej 20 osób pracodawca może wprowadzić go dobrowolnie.
Kiedy regulamin wynagradzania wchodzi w życie
Po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Nie obowiązuje od daty podpisania ani od daty uzgodnienia ze związkiem zawodowym. Dwa tygodnie liczy się od skutecznego udostępnienia treści załodze, dlatego warto zachować dowód publikacji.
Czy regulamin wynagradzania może określać wynagrodzenie zarządu
Nie. Regulamin nie może określać warunków wynagradzania osób zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy ani osób zarządzających na innej podstawie niż stosunek pracy. Wynika to z art. 24(126) § 2 Kodeksu pracy, stosowanego do regulaminu przez art. 77(2) § 5. Wynagrodzenie zarządu ustala się poza tym dokumentem.
Jak zmienić regulamin wynagradzania na niekorzyść pracownika
Samo ogłoszenie nowego regulaminu nie obniża wynagrodzeń. Postanowienia mniej korzystne wprowadza się przez wypowiedzenie zmieniające warunki umowy o pracę każdemu objętemu pracownikowi. Przepisy ograniczające dopuszczalność wypowiadania tych warunków wtedy nie mają zastosowania (art. 24(113) § 2).
Czy regulamin wynagradzania trzeba uzgodnić ze związkiem zawodowym
Tak, jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa. Art. 77(2) § 4 Kodeksu pracy mówi, że regulamin ustala pracodawca, a gdy działa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia z nią regulamin. To uzgodnienie, a nie opinia, więc bez porozumienia dokument nie wchodzi skutecznie w życie.
Czy premia uznaniowa może być w regulaminie wynagradzania
Może, ale zapisanie konkretnych warunków jej nabycia zmienia ją w premię regulaminową, której pracownik może dochodzić. Jeżeli firma chce zachować swobodę decyzji, powinna posługiwać się nagrodą z art. 105 Kodeksu pracy i nie opisywać mierzalnych progów, po spełnieniu których wypłata staje się należna.
Zasady wynagradzania widać na zewnątrz
Regulamin porządkuje płace w środku firmy. To, co o tych płacach mówi załoga, decyduje o tym, kto odpowie na wasze ogłoszenie. Przejmijcie profil pracodawcy, pokażcie przedziały stawek obok opinii i odpowiadajcie pod wpisami własnym głosem.