Onboarding pracownika: proces onboardingu i plan wdrożenia nowego pracownika

Proces onboardingu w trzech warstwach

Onboarding pracownika to nie jeden dzień z segregatorem, tylko trzy warstwy, które biegną równolegle. Formalna jest sztywna, bo wyznaczają ją terminy z Kodeksu pracy i przepisów ubezpieczeniowych. Stanowiskowa decyduje o tym, kiedy nowa osoba zacznie realnie pracować. Kontrolna jest tą, którą firmy pomijają najczęściej, i to ona decyduje, czy pracownik dotrwa do końca okresu próbnego.

Pierwsze tygodnie mają jeszcze jeden skutek, o którym mało kto myśli przy układaniu checklisty. Osoba, która przez miesiąc czeka na dostępy i nie wie, kogo pytać, formułuje sobie zdanie o firmie i to zdanie zwykle gdzieś ląduje: w rozmowie ze znajomym z branży albo w publicznej opinii, którą czyta następny kandydat. Wdrożenie jest więc równocześnie najtańszym narzędziem employer brandingu, jakie ma pracodawca, bo nie wymaga budżetu mediowego, tylko przygotowania.

Kolejność też ma znaczenie prawne. Umowę zawiera się na piśmie, a jeżeli nie doszło do zachowania formy pisemnej, pracodawca potwierdza warunki na piśmie przed dopuszczeniem pracownika do pracy (art. 29 § 2 Kodeksu pracy). Bez aktualnego orzeczenia lekarskiego i bez szkolenia BHP nie wolno dopuścić nikogo do pracy, a to znaczy, że część planu musi wydarzyć się jeszcze przed datą, którą wpisujesz do umowy jako dzień rozpoczęcia pracy.

Czy badania wstępne i szkolenie okresowe są zawsze wymagane

Nie zawsze, i to jest miejsce, w którym firmy niepotrzebnie wydają pieniądze. Badań wstępnych nie wymaga się od osoby przyjmowanej ponownie u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko w ciągu 30 dni od rozwiązania poprzedniej umowy. Nie wymaga się ich też od osoby przychodzącej od innego pracodawcy w ciągu 30 dni, jeżeli ma aktualne orzeczenie lekarskie wydane dla takich samych warunków pracy, opisanych w skierowaniu, a pracodawca stwierdzi, że te warunki odpowiadają warunkom na danym stanowisku. Wyłączone są prace szczególnie niebezpieczne (art. 229 § 1(1) Kodeksu pracy). W takim wypadku żądasz od kandydata orzeczenia oraz skierowania, na podstawie którego je wydano.

Podobnie ze szkoleniem okresowym BHP. Nie jest wymagane dla pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym, gdy przeważająca działalność pracodawcy mieści się w grupie o niskim ryzyku wypadkowym w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej (art. 237(3) § 2(2) Kodeksu pracy). Uwaga na częste nieporozumienie: to zwolnienie dotyczy szkolenia OKRESOWEGO. Szkolenie wstępne przed dopuszczeniem do pracy trzeba przeprowadzić zawsze, z jednym wyjątkiem, gdy pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku, które zajmował u tego pracodawcy bezpośrednio przed zawarciem kolejnej umowy.

Trzeci przypadek dotyczy PPK. Do trzymiesięcznego okresu zatrudnienia wlicza się okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy z poprzednich 12 miesięcy (art. 16 ust. 2 ustawy o PPK). Pracownik, który wraca po pół roku przerwy, a wcześniej przepracował u was rok, ma ten warunek spełniony od pierwszego dnia i umowę o prowadzenie PPK trzeba zawrzeć znacznie szybciej, niż podpowiada intuicja.

Plan wdrożenia nowego pracownika: 30, 60 i 90 dni

Punkty kontrolne działają, bo wymuszają rozmowę w momencie, w którym pracownik jeszcze nie podjął decyzji o odejściu, a już wie, czy obietnice z rekrutacji się potwierdziły. Rozmowa po 30 dniach jest tania. Rekrutacja na to samo stanowisko trzy miesiące później już nie.

Onboarding a to, co kandydat czyta o waszej firmie

Wdrożenie i wizerunek pracodawcy to ten sam proces oglądany z dwóch stron. Kandydat, zanim wyśle CV, sprawdza nazwę firmy w wyszukiwarce i trafia na opinie osób, które przeszły dokładnie tę drogę, którą właśnie planujesz. Jeśli pierwsze tygodnie u was wyglądają źle, przeczyta o tym wcześniej niż o waszym ogłoszeniu, a rekrutacja zrobi się droższa, zanim się zacznie.

Dlatego 90 dnia warto zadać pytanie o rekomendację w skali od 0 do 10 i potraktować wynik poniżej siódemki jako zapowiedź publicznego wpisu, a nie jako liczbę do raportu. Firma, która wie o tym wcześniej, ma jeszcze pole do rozmowy. Firma, która dowiaduje się z profilu w serwisie z opiniami, ma już tylko problem ze złymi opiniami o pracodawcy i publiczną odpowiedź do napisania. Ta sama zasada dotyczy drugiego końca zatrudnienia: rozmowa z odchodzącym pracownikiem opisana na stronie o exit interview i offboardingu zbiera te informacje, kiedy są jeszcze prywatne.