Dla pracodawców, którzy właśnie kogoś zatrudnili
Informacja o warunkach zatrudnienia wzór i generator z terminem 7 dni
Informację o warunkach zatrudnienia pracodawca przekazuje każdemu nowemu pracownikowi najpóźniej 7 dni po dopuszczeniu go do pracy, bez względu na wielkość firmy. Generator obok liczy ten termin od daty pierwszego dnia pracy, wylicza urlop i przerwy dla wybranego etatu i składa dokument z 13 punktami wymaganymi przez art. 29 § 3 Kodeksu pracy.
Generator informacji o warunkach zatrudnienia
Uzupełnij dane etatu. Terminy, urlop, przerwy i tekst przeliczają się na bieżąco.
do terminu 7 dni
Informacja do
Informacja o ZUS do
Urlop w roku
Przerwy po 15 min
Informacja o warunkach zatrudnienia, gotowy tekst
7 dni
od dopuszczenia do pracy na informację o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 pkt 1)
30 dni
na informację o instytucjach, do których płyną składki (art. 29 § 3 pkt 2)
13
obowiązkowych elementów, od normy czasu pracy po porę nocną (lit. a do m)
60 000 zł
górna granica grzywny za rażące naruszenie terminu (art. 281 § 1 pkt 2a)
W jakim terminie trzeba przekazać informację o warunkach zatrudnienia
Nie później niż w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy (art. 29 § 3 pkt 1 KP). Liczy się pierwszy dzień faktycznej pracy, a nie data podpisania umowy. Jeśli umowa jest podpisana 20 października, a pracownik zaczyna 3 listopada, termin mija 10 listopada.
Drugi termin dotyczy tylko jednej informacji: nazwy instytucji zabezpieczenia społecznego, do których płyną składki, i ochrony, jaką zapewnia pracodawca. Na nią jest 30 dni (art. 29 § 3 pkt 2). W praktyce firmy wpisują ją od razu do tego samego dokumentu, bo w Polsce to po prostu ZUS.
Pierwszy tydzień jest gęsty. W tych samych 7 dniach mija termin zgłoszenia do ubezpieczeń, a wcześniej trzeba mieć badania wstępne i szkolenie BHP. Cały kalendarz pierwszych tygodni, z punktami kontrolnymi po 30, 60 i 90 dniach, rozpisuje generator planu onboardingu pracownika.
Co musi zawierać informacja o warunkach zatrudnienia
Trzynaście punktów z art. 29 § 3 pkt 1 to minimum („co najmniej”). Większość wolno przekazać przez wskazanie przepisów, ale trzy trzeba opisać słowami. Tabela pokazuje, który jest który.
| Lit. | Element | Przykład dla pełnego etatu | Odesłanie do KP wystarczy |
|---|---|---|---|
| a | Dobowa i tygodniowa norma czasu pracy | 8 h na dobę, przeciętnie 40 h tygodniowo | tak, art. 129 |
| b | Dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy | 8 h, przeciętnie 40 h; przy 1/2 etatu 20 h | tak |
| c | Przerwy w pracy | 15 min od 6 h pracy, kolejne po 9 i 16 h | tak, art. 134 |
| d | Odpoczynek dobowy i tygodniowy | 11 h na dobę, 35 h w tygodniu | tak, art. 132 i 133 |
| e | Nadgodziny i rekompensata | dodatek 50 albo 100 proc., czas wolny 1:1 lub 1:1,5 | tak, art. 151 do 151 z indeksem 2 |
| f | Przechodzenie ze zmiany na zmianę | tylko przy pracy zmianowej | tak |
| g | Przemieszczanie się między miejscami pracy | np. serwisant objeżdżający trzy oddziały | nie, trzeba opisać |
| h | Składniki wynagrodzenia spoza umowy | premia regulaminowa, karta sportowa, telefon | tak |
| i | Wymiar płatnego urlopu | 20 albo 26 dni, przy 1/2 etatu 10 albo 13 | tak, art. 154 |
| j | Zasady rozwiązania stosunku pracy | forma pisemna, okresy wypowiedzenia, 21 dni na odwołanie | tak, art. 30, 34, 36, 264 |
| k | Prawo do szkoleń | jeśli firma je zapewnia, ogólne zasady polityki szkoleniowej | tak |
| l | Układ zbiorowy albo porozumienie | nazwa układu albo informacja, że go nie ma | nie, trzeba opisać |
| m | Wypłata, pora nocna, obecność (bez regulaminu pracy) | do 10. dnia miesiąca przelewem, 22:00 do 6:00, lista obecności | nie, trzeba opisać |
Firma od 50 pracowników ma obowiązek regulaminu pracy, a wtedy punkt m odsyła po prostu do regulaminu. Mniejsze firmy bez regulaminu muszą go rozpisać w każdej informacji, i to tu najczęściej brakuje pory nocnej.
Jak przygotować informację w czterech krokach
Dobrze przygotowany wzór robi się raz dla stanowiska, a potem zmienia się w nim tylko imię, datę i etat. Cała praca to kwadrans przy pierwszej osobie i dwie minuty przy każdej kolejnej.
-
1
Wpisz datę dopuszczenia do pracy
Nie datę umowy. Generator liczy od niej oba terminy i pokazuje, ile dni zostało. Jeśli termin już minął, pojawia się ostrzeżenie z podstawą kary.
-
2
Ustaw etat, system i godziny
Z tego wynikają wymiar tygodniowy, liczba przerw i urlop. Przy 1/2 etatu i stażu poniżej 10 lat urlop to 10 dni, a przy 3/4 etatu 15 dni.
-
3
Zdecyduj, opis czy odesłania
Pełny opis jest czytelniejszy dla pracownika. Odesłania do Kodeksu pracy są krótsze i nie wymagają nowej informacji, gdy zmieni się ustawa (art. 29 § 3 z indeksem 3).
-
4
Przekaż i zachowaj dowód
Na papierze z podpisem albo mailem jako PDF. Przy wersji elektronicznej pracownik musi móc ją wydrukować i zapisać, a firma musi mieć dowód przekazania (art. 29 § 3 z indeksem 4). Potwierdzenie trafia do części B akt osobowych.
Trzy błędy, które wychodzą przy kontroli PIP
Informacja o warunkach zatrudnienia to jeden z pierwszych dokumentów, o które inspektor prosi przy przeglądzie akt osobowych. Najczęściej problemem nie jest jej brak, tylko treść skopiowana z wzoru sprzed zmian z kwietnia 2023 r.
Stary wzór
Brak przerw, odpoczynku i szkoleń
Wzory sprzed 26 kwietnia 2023 r. miały pięć punktów. Obecny przepis wymaga trzynastu. Dokument bez przerw, odpoczynku, zasad nadgodzin i prawa do szkoleń jest niekompletny, nawet jeśli przekazano go w terminie.
Niepełny etat
Urlop i wymiar jak dla całego etatu
Urlop przy niepełnym etacie liczy się proporcjonalnie, z zaokrągleniem niepełnego dnia w górę (art. 154 § 2). Wpisanie 20 dni osobie na 1/2 etatu to błąd, który pracownik zauważy przy pierwszym wniosku urlopowym.
Zmiana warunków
Nowy etat, ta sama informacja
Po zmianie etatu, systemu czasu pracy albo składników wynagrodzenia pracownik dostaje nową informację najpóźniej w dniu, od którego zmiana obowiązuje (art. 29 § 3 z indeksem 3). Kto zmienia regulamin, aktualizuje też informacje.
Pierwszy tydzień nowego pracownika kandydaci przeczytają w opiniach
Nowa osoba ocenia firmę w pierwszych dniach: czy ktoś ją przywitał, czy dostała komplet dokumentów, czy wie, ile ma urlopu i kiedy dostanie pensję. Kiedy tego brakuje, nie pisze skargi do PIP. Pisze opinię o pracodawcy, a kolejni kandydaci czytają ją, zanim odpowiedzą na ogłoszenie.
Profil pracodawcy w Worked daje firmie głos w tym miejscu. Odpowiadasz pod każdą opinią, opisujesz, jak wygląda wdrożenie i jakie są warunki, i dostajesz powiadomienie o nowym wpisie. Pakiety zaczynają się od 124 zł miesięcznie przy rozliczeniu rocznym.
„Po dwóch tygodniach nadal nie wiedziałam, ile mam urlopu i do którego jest wypłata.”
Przykładowy wpis, rubryka wdrożenie
Odpowiedź pracodawcy
„Dziękujemy, to był nasz błąd. Od tego miesiąca każda nowa osoba dostaje informację o warunkach zatrudnienia w pierwszym tygodniu, razem z planem wdrożenia.”
Najczęstsze pytania o informację o warunkach zatrudnienia
W jakim terminie trzeba przekazać informację o warunkach zatrudnienia
Nie później niż w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy (art. 29 § 3 pkt 1 KP). Liczy się dzień faktycznego rozpoczęcia pracy, a nie podpisania umowy. Informację o instytucjach zabezpieczenia społecznego, do których płyną składki, przekazuje się w ciągu 30 dni.
Co musi zawierać informacja o warunkach zatrudnienia
Co najmniej 13 elementów z art. 29 § 3 pkt 1 lit. a do m: normę i wymiar czasu pracy, przerwy, odpoczynek, nadgodziny, zmiany, przemieszczanie się między miejscami pracy, składniki wynagrodzenia spoza umowy, urlop, zasady rozwiązania umowy, szkolenia, układ zbiorowy, a bez regulaminu pracy także termin wypłaty, porę nocną i potwierdzanie obecności.
Jaka jest kara za brak informacji o warunkach zatrudnienia
Grzywna od 2000 do 60 000 zł (art. 281 § 1 pkt 2a KP) za nieprzekazanie informacji w terminie z rażącym naruszeniem art. 29 § 3. Inspektor PIP może nałożyć mandat w trakcie kontroli, a brak informacji wychodzi przy pierwszym przeglądzie akt osobowych.
Czy informację o warunkach zatrudnienia można przekazać mailem
Tak. Od 26 kwietnia 2023 r. wystarczy postać papierowa albo elektroniczna. Pracownik musi móc dokument wydrukować i zapisać, a pracodawca musi zachować dowód przekazania lub odbioru. W praktyce wystarcza PDF z potwierdzeniem odbioru albo podpis w systemie kadrowym.
Czy można w informacji powołać się na przepisy Kodeksu pracy
Tak, dla dziesięciu z trzynastu punktów oraz dla informacji o ZUS (art. 29 § 3 z indeksem 1). Słowami trzeba opisać przemieszczanie się między miejscami pracy, układ zbiorowy oraz wypłatę, porę nocną i obecność, gdy firma nie ma regulaminu pracy.
Czy przy zmianie warunków trzeba wydać nową informację
Tak, niezwłocznie, najpóźniej w dniu, w którym zmiana zaczyna dotyczyć pracownika. Wyjątek to zmiana samych przepisów, jeśli informacja je wskazywała zamiast opisywać. Przy podwyżce warto sprawdzić też, czy nowa stawka mieści się w regulaminie wynagradzania.
Dokumenty masz z generatora, opinię o pierwszym tygodniu z profilu
Informacja o warunkach zatrudnienia zamyka formalności. To, jak nowy pracownik opisze firmę po miesiącu, zobaczą kolejni kandydaci. Profil pracodawcy w Worked daje odpowiedź pod każdą opinią, opis warunków obok wpisów i alert o nowej opinii.