Obowiązki pracodawcy

Audyt kadrowy: cena, audyt kadrowo-płacowy i co sprawdzić przed zleceniem

Zespół Worked · 24 września 2026 · 8 min czytania

Audyt kadrowy kosztuje od 500 do 1500 zł w firmie do 10 osób, od 4000 do 7000 zł netto przy kilkunastu pracownikach i od 8000 do 16 000 zł netto w firmie średniej. Oferty zebrane w jednym porównywarkowym zestawieniu wahają się od 2500 zł w Grudziądzu do 9000 zł w Warszawie, ze średnią 5238 zł. Cenę ustala przede wszystkim liczba pracowników i to, ile miesięcy wstecz audytor sprawdza listy płac. Część firm outsourcingowych robi audyt za darmo, ale to wstęp do umowy na stałą obsługę.

Ile kosztuje audyt kadrowy

Większość firm audytorskich i kancelarii nie publikuje cennika i wycenia audyt po rozmowie. Tak robią na przykład HR Lex i ISP Audyt: na obu stronach zamiast kwoty jest formularz. Poniższe liczby pochodzą z czterech miejsc, które kwoty podają wprost.

Rozrzut w tabeli nie wynika z tego, że ktoś liczy drogo, a ktoś tanio. Dolne progi dotyczą przeglądu akt i list płac, górne obejmują czas pracy, regulaminy, rozliczenia z ZUS i pisemny raport z rekomendacjami. Przy porównywaniu ofert pytaj więc najpierw o zakres i liczbę miesięcy, a dopiero potem o kwotę.

Od czego zależy cena audytu kadrowo-płacowego

Audytor rozlicza się w praktyce za czas, nawet gdy podaje ryczałt. Na ten czas składają się cztery rzeczy.

• Liczba teczek. Każde akta osobowe trzeba przejrzeć osobno: umowę, informację o warunkach zatrudnienia, badania lekarskie, szkolenie BHP, potwierdzenie zapoznania z regulaminem.
• Okres wstecz. Sprawdzenie list płac za 3 miesiące to inna praca niż za 12. PayrollSolution podaje zakres od 3 do 12 miesięcy i to on najmocniej rozciąga wycenę.
• Czas pracy. Firma z systemem równoważnym, pracą w nocy albo długim okresem rozliczeniowym wymaga przeliczenia ewidencji, a tu najczęściej wychodzą zaległe dodatki.
• Regulaminy. Audytor porównuje regulamin pracy i regulamin wynagradzania z przepisami. Gdy dokumentów brakuje albo są sprzed lat, raport kończy się zaleceniem ich napisania, często za dodatkową opłatą.

Przykład z tabeli dobrze to pokazuje. W zakładzie na 50 osób audyt trwał pięć dni i wykazał luki w dokumentacji urlopowej, nieaktualny regulamin pracy i błędy w naliczaniu dodatku za pracę w nocy. Dwie z trzech pozycji to dokumenty i wyliczenia, które firma mogła uporządkować wcześniej.

Bezpłatny audyt kadrowy: gdzie jest haczyk

Firmy prowadzące kadry i płace na zlecenie często oferują audyt za 0 zł przy przejęciu obsługi. Nie ma w tym nic nieuczciwego, ale trzeba znać rachunek. HR Lex podaje outsourcing kadrowo-płacowy od 60 zł netto za pracownika miesięcznie. Przy 50 osobach to co najmniej 3000 zł netto miesięcznie, czyli 36 000 zł netto rocznie. Darmowy audyt jest wstępem do tej umowy, a jego raport siłą rzeczy prowadzi do wniosku, że obsługę warto oddać.

Jeżeli i tak rozważasz outsourcing, bezpłatny audyt jest rozsądnym pierwszym krokiem. Porównaj wtedy kilka ofert biur rachunkowych prowadzących kadry i płace, bo cena obsługi na pracownika różni się bardziej niż cena samego audytu. Jeżeli chcesz zostać przy własnej kadrowej, zamów audyt płatny u kogoś, kto nie sprzedaje obsługi. Wtedy raport nie ma interesu w tym, co zrobisz z wnioskami.

Co audyt kadrowy musi sprawdzić po zmianach 2026

Nowelizacja Kodeksu pracy z 19 czerwca 2026 (Dz.U. 2026 poz. 1046) wchodzi w życie 5 listopada 2026. Zmienia dwie rzeczy, które każdy audyt zamawiany teraz powinien objąć. Checklisty audytorów pisane przed czerwcem ich nie mają.

• Zasady antymobbingowe od 10 pracowników. Nowy art. 94(3a) każe pracodawcy zatrudniającemu co najmniej 10 osób ustalić reguły, procedury i częstotliwość działań przeciw mobbingowi, dyskryminacji i naruszaniu godności. Wcześniej żaden próg dokumentu nie istniał.
• Nowy punkt w regulaminie pracy. Art. 104(1) § 1 dostaje pkt 10 z tymi samymi zasadami, chyba że firma wyda odrębny regulamin. Termin dostosowania mija 5 maja 2027 (art. 4 nowelizacji).
• Definicja mobbingu. Znika przesłanka długotrwałości, a zadośćuczynienie nie może być niższe niż sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia. Audytor powinien sprawdzić, czy procedura w firmie nie opiera się na starej definicji.

Zapytaj audytora wprost, czy jego lista kontrolna obejmuje art. 94(3a) i nowy pkt 10 w art. 104(1). Jeżeli nie, dostaniesz raport aktualny na wrzesień 2026, który za pół roku trzeba będzie uzupełniać. Sam dokument możesz przygotować wcześniej w generatorze procedury antymobbingowej, a audytorowi zostawić ocenę, czy działa w praktyce.

Jak zapłacić za audyt mniej

Przy stawce rzędu 400 zł netto za godzinę każdy dokument, który audytor musi napisać od zera, podnosi rachunek o kilka godzin. Trzy rzeczy do zrobienia przed pierwszym spotkaniem:

1. Policz pracowników na umowie o pracę na dzień audytu. Od tego zależy, które regulaminy są obowiązkowe: regulamin pracy i wynagradzania od 50 osób, zasady antymobbingowe od 10.
2. Zbierz obowiązujące regulaminy z datą podania ich do wiadomości. Regulamin pracy wchodzi w życie po 2 tygodniach od tej daty (art. 104(3) § 1), więc bez niej audytor nie oceni, od kiedy obowiązuje.
3. Uzupełnij braki sam, w generatorze, i zamów audyt jako weryfikację, a nie pisanie. To zwykle przesuwa firmę z górnego do dolnego przedziału cennika.

Równolegle warto policzyć, ile naprawdę kosztuje firmę jedna godzina pracy kadrowej lub księgowej, którą zajmie przygotowanie audytu. Daje to kalkulator kosztu pracodawcy, a wynik pokazuje, czy taniej jest zrobić dokumenty wewnątrz, czy zlecić je w całości.

Ile trwa audyt kadrowy

Audyt kadrowy w firmie na około 50 osób trwa zwykle kilka dni roboczych; w przykładzie HRK było to 5 dni pracy audytora, do tego czas na raport. Przegląd samych akt w firmie do 10 osób zamyka się w jednym, dwóch dniach. Najdłużej trwa przeliczanie czasu pracy, dlatego firmy z pracą zmianową i długim okresem rozliczeniowym powinny zakładać dłuższy termin.

Czy audyt kadrowy jest obowiązkowy

Nie. Żaden przepis nie nakłada na pracodawcę obowiązku audytu kadrowego, w odróżnieniu od badania sprawozdania finansowego w większych spółkach. Obowiązkowe są dokumenty, które audyt sprawdza: akta osobowe, ewidencja czasu pracy, regulaminy przy odpowiednich progach. Firmy zamawiają audyt zwykle w trzech momentach: przed spodziewaną kontrolą PIP lub ZUS, przy zmianie biura obsługującego kadry i przed sprzedażą albo przejęciem spółki.

Czego audyt kadrowy nie pokaże

Audyt mówi, czy dokumenty są zgodne z przepisami. Nie mówi, jak ludzie te zasady odbierają. Firma może mieć wzorowy regulamin pracy i jednocześnie serię opinii o grafiku układanym w ostatniej chwili albo o wypłatach po terminie. Kandydat przed rozmową czyta właśnie te wpisy, a nie raport audytora. Dlatego po audycie warto sprawdzić, co o firmie mówią złe opinie o pracodawcach i czy da się na nie odpowiedzieć faktami z uporządkowanych dokumentów.