Podróż służbowa a czas pracy: kiedy czas dojazdu wlicza się do godzin pracy

Czas podróży służbowej wlicza się do czasu pracy tylko w tej części, która przypada na normalne, rozkładowe godziny pracy pracownika. Godziny spędzone w pociągu czy w samochodzie poza rozkładem nie są czasem pracy i nie generują nadgodzin. Sam dojazd nie jest wykonywaniem pracy w rozumieniu art. 128 § 1 Kodeksu pracy, bo pracownik nie pozostaje wtedy w dyspozycji pracodawcy w sposób, jaki ten przepis opisuje. Zmienia się to dopiero wtedy, gdy w trakcie podróży pracownik faktycznie pracuje.

To rozróżnienie jest źródłem większości sporów o delegacje, bo intuicja mówi coś innego: skoro jadę na polecenie szefa, to chyba pracuję. Linia orzecznicza Sądu Najwyższego jest tu jednak stabilna od dekad. Państwowa Inspekcja Pracy powołuje się na wyrok z 27 października 1981 r. (sygn. I PR 85/81) i wyrok z 23 czerwca 2005 r. (sygn. II PK 265/04), z których wynika prosta zasada: czasem pracy jest czas podróży służbowej przypadający na normalne godziny pracy pracownika.

Kiedy podróż służbowa liczy się do czasu pracy

Najprościej rozstrzygnąć to, przykładając rozkład pracownika do godzin wyjazdu. Poniższa tabela obejmuje sytuacje, które w praktyce kadrowej wracają najczęściej.

Dwa ostatnie wiersze o kierowcy i pasażerze wyglądają na formalizm, ale mają oparcie w orzecznictwie: Sąd Najwyższy w wyroku z 4 kwietnia 1979 r. (sygn. I PRN 30/79) rozróżnił sytuację pracownika prowadzącego pojazd od sytuacji pracownika wiezionego jako pasażer. Prowadzenie samochodu jest czynnością wykonywaną na polecenie pracodawcy i wymaga uwagi, więc jest pracą. Siedzenie obok kierowcy nią nie jest.

Czy za podróż służbową należą się nadgodziny?

Nie, o ile pracownik w tym czasie nie pracował. Sam przejazd poza rozkładem nie jest pracą w godzinach nadliczbowych, więc nie należy się za niego ani dodatek 50 albo 100 procent, ani czas wolny. Nadgodziny pojawiają się dopiero wtedy, gdy pracownik wykonuje w delegacji zadania ponad swoją dobową lub tygodniową normę: prowadzi szkolenie do wieczora, obsługuje stoisko na targach, kończy wdrożenie u klienta. Wtedy liczy się je zwyczajnie, a dopłatę policzysz w kalkulatorze nadgodzin.

Warto zauważyć, do czego to prowadzi w praktyce. Pracownik, który wyjeżdża w niedzielę wieczorem, pracuje osiem godzin w poniedziałek i wraca w poniedziałek nocą, spędza na wyjeździe około trzydziestu godzin, a w ewidencji czasu pracy ma osiem. Za resztę dostaje diety i ryczałty, czyli świadczenia, które mają pokryć koszty, a nie wynagrodzić czas. To jest właśnie ten moment, w którym najłatwiej stracić dobrego człowieka, i dlatego rozsądni pracodawcy dopisują do regulaminu rekompensatę za wyjazdy, choć przepisy jej nie wymagają.

Ruchomy rozkład czasu pracy zmienia wynik

Jeżeli pracownik ma ruchomy rozkład, na przykład zaczyna pracę między 7:00 a 9:00, to podróż przypadająca na te widełki wlicza się do czasu pracy. Takie stanowisko zajęło Ministerstwo Pracy 30 listopada 2016 r. Praktyczny skutek jest taki, że elastyczne godziny rozszerzają okno, w którym dojazd jest pracą, więc firmy z ruchomym rozkładem rozliczają delegacje inaczej niż firmy ze sztywnym 8:00 do 16:00, mimo identycznych wyjazdów.

Z tego samego powodu warto ustalać godziny wyjazdu świadomie. Wyjazd o 6:30 przy rozkładzie od 8:00 to półtorej godziny, za którą pracownik nie dostanie nic poza dietą. Wyjazd o 8:00 tego samego dnia jest w całości czasem pracy. Różnica w kosztach firmy bywa żadna, a w odbiorze przez zespół ogromna.

Czy za podróż służbową w niedzielę należy się dzień wolny?

Jeżeli pracownik w niedzielę wyłącznie podróżował i nie wykonywał żadnych zadań, to nie pracował w niedzielę, więc dzień wolny mu się nie należy. Gdy natomiast w niedzielę wykonywał pracę, obowiązuje zwykła zasada: pracodawca oddaje dzień wolny w okresie sześciu dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli, a jeśli to niemożliwe, do końca okresu rozliczeniowego albo wypłaca dodatek.

Odpoczynek dobowy przy nocnych powrotach

Podróż nie jest pracą, ale prawo do odpoczynku obowiązuje niezależnie od tego, jak zakwalifikujemy godziny w samochodzie. Pracownikowi przysługuje co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku na dobę i 35 godzin w tygodniu. Zaplanowanie powrotu tak, że człowiek wjeżdża do domu o 2:00, a o 8:00 ma być w biurze, formalnie nie tworzy nadgodzin, ale realnie zjada odpoczynek i przenosi ryzyko na pracodawcę: wypadek w drodze powrotnej z delegacji to wypadek przy pracy.

Dobrą praktyką jest przesunięcie rozpoczęcia pracy następnego dnia albo zaplanowanie powrotu na kolejny poranek z dodatkowym noclegiem. Nocleg kosztuje 67,50 zł ryczałtu, czyli mniej niż godzina pracy większości specjalistów. Ile dokładnie wychodzi taki wyjazd razem z dietami i kilometrówką, policzysz w kalkulatorze delegacji krajowej i zagranicznej.

Kierowcy zawodowi rozliczają się inaczej

Wszystko powyżej dotyczy zwykłych pracowników, którzy wyjeżdżają okazjonalnie. Kierowcy zatrudnieni na stanowisku kierowcy podlegają odrębnej ustawie o czasie pracy kierowców, gdzie prowadzenie pojazdu jest podstawowym obowiązkiem, a nie dodatkiem do delegacji. Tam obowiązują własne definicje czasu pracy, przerw i dyżuru, a od 2022 roku kierowcy w transporcie międzynarodowym w ogóle nie są w podróży służbowej w rozumieniu Kodeksu pracy. Przenoszenie wniosków z jednego reżimu na drugi jest częstym i kosztownym błędem.

Co gdy pracownik zachoruje w trakcie wyjazdu

Choroba przerywa delegację, ale nie kończy jej automatycznie. Pracownik powinien uzyskać zwolnienie lekarskie w miejscu pobytu, a pracodawca pokrywa udokumentowane koszty leczenia oraz nocleg do czasu, aż powrót będzie możliwy. Dieta za dni objęte zwolnieniem nie przysługuje, bo za ten okres należy się wynagrodzenie chorobowe albo zasiłek. Jeżeli nie wiadomo, do jakiego specjalisty się zgłosić z konkretnym objawem, szybciej jest sprawdzić właściwą specjalizację po opisie dolegliwości niż szukać po omacku w obcym mieście. Kwotę za dni na zwolnieniu policzysz w kalkulatorze wynagrodzenia chorobowego.

Jak to zapisać w ewidencji

Ewidencja czasu pracy ma pokazywać godziny faktycznie przepracowane, a nie godziny nieobecności w biurze. Dzień delegacji, w którym pracownik przejechał 300 km i przepracował sześć godzin u klienta, to sześć godzin w ewidencji. Osobno prowadzi się polecenie wyjazdu z godzinami wyjazdu i powrotu, bo od nich zależą diety, i to właśnie te dwa dokumenty najczęściej rozjeżdżają się przy kontroli.

Jeżeli pracownik w delegacji regularnie pracuje ponad normę, to nie jest problem rozliczeń, tylko planowania. Firma, w której wyjazdy systematycznie kończą się nadgodzinami, zwykle widzi to potem w wskaźniku absencji i w rotacji, a nie w kosztach delegacji. Same stawki diet, ryczałtów i kilometrówki na 2026 rok zebraliśmy w parametrach wynagrodzeń.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną. Stan prawny na sierpień 2026 r.