Dla pracodawców od 50 osób
Procedura sygnalistów i procedura zgłoszeń wewnętrznych z generatorem
Procedurę zgłoszeń wewnętrznych musi mieć każda firma, w której pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób, licząc etaty i zleceniobiorców. Generator obok sprawdza obowiązek, liczy terminy konsultacji i wejścia w życie, ocenia kompletność i składa tekst procedury z ośmioma punktami wymaganymi przez art. 25 ustawy.
Generator procedury zgłoszeń wewnętrznych
Uzupełnij dane firmy i wybory. Ocena, terminy i tekst przeliczają się na bieżąco.
kompletności
Koniec konsultacji
Podanie do wiadomości
Wejście w życie (+7 dni)
Procedura zgłoszeń wewnętrznych, gotowy tekst
50
osób wykonujących pracę zarobkową na 1 stycznia albo 1 lipca, licząc etaty i zlecenia (art. 23)
5 do 10
dni konsultacji projektu ze związkiem albo przedstawicielami załogi (art. 24 ust. 4)
7 dni
na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, i tyle samo do wejścia procedury w życie
3 mies.
na informację zwrotną dla sygnalisty, liczone od potwierdzenia (art. 25 ust. 1 pkt 7)
Kto musi mieć procedurę zgłoszeń wewnętrznych
Każdy podmiot prawny, na rzecz którego na 1 stycznia albo 1 lipca danego roku pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób (art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów). Firmy z sektora finansowego, AML, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska mają obowiązek bez względu na liczbę osób.
Pułapka tkwi w liczeniu. Ustawa nie mówi o pracownikach, tylko o osobach wykonujących pracę zarobkową: etaty w przeliczeniu na pełne plus zleceniobiorcy i współpracownicy na B2B, jeśli sami nikogo do tej pracy nie zatrudniają (art. 23 ust. 2). Firma z 42 etatami i 9 stałymi kontraktorami ma więc 51 osób i obowiązek, choć według kadr „ma czterdzieści parę osób”. To dokładnie ten przypadek, który wychodzi przy kontroli.
Stan sprawdza się dwa razy w roku. Gdy 1 lipca liczba przekroczy 50, procedura musi działać od tego dnia, więc projekt trzeba przedstawić do konsultacji co najmniej dwa tygodnie wcześniej. Ten sam próg 50 osób uruchamia obowiązek regulaminu pracy z nowym rozdziałem antymobbingowym i regulaminu wynagradzania, tylko że tam liczy się samych pracowników.
Stan na 1 lipca
Ciemny pasek to etaty, czerwony to osoby spoza kadr. Bez nich firma byłaby poniżej progu.
Co musi zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych
Osiem punktów z art. 25 ust. 1 jest obowiązkowych. Brak któregoś to „istotne naruszenie wymogów”, za które art. 58 przewiduje grzywnę dla osoby odpowiedzialnej za procedurę. Cztery kolejne z ust. 2 są dobrowolne, ale jeden z nich decyduje o tym, czy kanał w ogóle przyda się w firmie.
| Element | Co wpisać w praktyce | Status | Podstawa |
|---|---|---|---|
| Kto przyjmuje zgłoszenia | Osoba, dział albo podmiot zewnętrzny, z pisemnym upoważnieniem | obowiązkowy | art. 25 ust. 1 pkt 1, art. 27 ust. 2 |
| Sposoby zgłaszania i adres do kontaktu | Co najmniej ustnie lub pisemnie; e-mail, formularz, telefon, poczta, spotkanie w 14 dni | obowiązkowy | art. 25 ust. 1 pkt 2, art. 26 |
| Bezstronna osoba do działań następczych | Może być ta sama co przyjmująca, jeśli zapewnia bezstronność; warto wskazać zastępcę | obowiązkowy | art. 25 ust. 1 pkt 3 |
| Zgłoszenia anonimowe | Decyzja wprost: przyjmujemy i rozpatrujemy albo nie przyjmujemy | obowiązkowy | art. 25 ust. 1 pkt 4, art. 7 |
| Potwierdzenie w 7 dni | Chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu | obowiązkowy | art. 25 ust. 1 pkt 5 |
| Działania następcze z należytą starannością | Weryfikacja, wyjaśnienie, pytania do sygnalisty | obowiązkowy | art. 25 ust. 1 pkt 6 |
| Informacja zwrotna do 3 miesięcy | Od potwierdzenia, a bez potwierdzenia od upływu 7 dni od zgłoszenia | obowiązkowy | art. 25 ust. 1 pkt 7 |
| Informacja o zgłoszeniach zewnętrznych | Rzecznik Praw Obywatelskich, organy publiczne, instytucje UE | obowiązkowy | art. 25 ust. 1 pkt 8 |
| Naruszenia regulacji wewnętrznych | Mobbing, dyskryminacja, czas pracy, zasady wynagradzania z regulaminów | dobrowolny | art. 3 ust. 2, art. 25 ust. 2 pkt 1 |
| Czynniki ryzyka | Np. przetargi, gotówka, dane klientów, podwykonawcy | dobrowolny | art. 25 ust. 2 pkt 2 |
| Rejestr zgłoszeń | 7 pól, przechowywanie 3 lata po roku zakończenia sprawy | obowiązek z ustawy | art. 29 |
Jak wdrożyć procedurę sygnalistów w czterech krokach
Od pierwszego projektu do wejścia w życie mija najmniej 14 dni: 5 dni konsultacji, ogłoszenie i 7 dni vacatio legis. W praktyce firmy potrzebują trzech tygodni, bo w międzyczasie trzeba wybrać kanał i podpisać upoważnienia.
-
1
Policz osoby i wybierz kanał
Etaty plus zlecenia i B2B. Potem decyzja: skrzynka e-mail i formularz obsługiwane w firmie, platforma w abonamencie albo podmiot zewnętrzny na umowę powierzenia.
-
2
Przygotuj projekt i upoważnienia
Generator wyżej składa tekst z ośmioma punktami ustawowymi. Osoby przyjmujące i wyjaśniające zgłoszenia dostają pisemne upoważnienie z obowiązkiem tajemnicy.
-
3
Skonsultuj przez 5 do 10 dni
Ze związkiem, a gdy go nie ma, z przedstawicielami wybranymi przez załogę. To konsultacje, nie uzgodnienie: uwagi trzeba rozważyć, ale nie trzeba ich przyjąć.
-
4
Ogłoś i dodaj do rekrutacji
Procedura działa po 7 dniach od ogłoszenia. Od tej chwili każdy kandydat dostaje informację o niej na starcie rekrutacji (art. 24 ust. 6), więc dopisz ją do maila z zaproszeniem na rozmowę.
Skrzynka w firmie, platforma czy podmiot zewnętrzny
Ustawa nie wymaga żadnego oprogramowania. Wymaga poufności, terminów i rejestru. Wybór kanału to więc decyzja o tym, kto pilnuje terminów i kto odpowiada, gdy coś wycieknie.
Skrzynka i formularz w firmie
0 zł abonamentu
Osobny adres e-mail z dostępem tylko dla osoby upoważnionej, rejestr w arkuszu z ograniczonym dostępem. Działa w firmie do około 100 osób, gdzie zgłoszeń jest kilka w roku. Ryzyko: administrator IT widzi skrzynkę, a terminów nikt nie przypomina.
Platforma w abonamencie
100 do 1400 zł netto/mc
Formularz z anonimową skrzynką zwrotną, szyfrowanie, liczniki 7 dni i 3 miesięcy, rejestr generowany automatycznie. Ceny siedmiu dostawców zebraliśmy w zestawieniu platforma dla sygnalistów, cena i koszt roczny.
Podmiot zewnętrzny
wycena indywidualna
Kancelaria albo firma compliance przyjmuje zgłoszenia na podstawie umowy powierzenia (art. 28). Daje niezależność, ale odpowiedzialność za terminy, poufność i działania następcze zostaje przy pracodawcy (art. 28 ust. 4).
Czego procedura nie złapie, przeczytasz w opiniach o firmie
Katalog z art. 3 ust. 1 to korupcja, zamówienia publiczne, finanse, RODO, środowisko, ochrona konsumentów. Prawa pracy w nim nie ma. Pracownik, który chce zgłosić niewypłacone nadgodziny, przemocowego kierownika albo „premie dla ulubieńców”, nie ma gdzie tego zrobić, jeśli procedura trzyma się samego minimum. Wtedy pisze to tam, gdzie każdy może przeczytać: w opinii o pracodawcy, którą za tydzień zobaczy kandydat na kluczowe stanowisko.
Dlatego generator domyślnie rozszerza zakres o regulacje wewnętrzne (art. 3 ust. 2), a sprawy mobbingu warto spiąć z procedurą antymobbingową z generatorem. Drugi kanał jest publiczny i nie da się go zamknąć. Profil pracodawcy w Worked pozwala odpowiedzieć pod każdą opinią, wskazać, że firma ma działający kanał zgłoszeń, i dostać powiadomienie o nowym wpisie, zanim zobaczy go ktoś z rekrutacji.
„Zgłaszałem kierownikowi nadgodziny bez wypłaty trzy razy. Nikt nic, więc piszę tutaj.”
Przykładowy wpis, rubryka atmosfera
Odpowiedź pracodawcy
„Od marca działa poufny kanał zgłoszeń, także w sprawach czasu pracy. Potwierdzamy każde zgłoszenie w 7 dni. Prosimy o kontakt przez formularz w intranecie.”
Najczęstsze pytania o procedurę sygnalistów
Kto musi mieć procedurę zgłoszeń wewnętrznych
Każdy podmiot prawny, na rzecz którego na 1 stycznia albo 1 lipca danego roku pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób (art. 23 ust. 1). Liczy się etaty w przeliczeniu na pełne oraz zleceniobiorców i osoby na B2B, jeśli same nikogo nie zatrudniają. Firmy z sektora finansowego, AML, transportu i środowiska mają obowiązek niezależnie od liczby osób.
Od kiedy obowiązuje ustawa o sygnalistach
Ustawa z 14 czerwca 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 928) weszła w życie 25 września 2024 r. Przepisy o zgłoszeniach zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich obowiązują od 25 grudnia 2024 r. Firma, która przekroczy 50 osób później, musi mieć procedurę od dnia, w którym ten stan wystąpi na 1 stycznia albo 1 lipca.
Jaka jest kara za brak procedury sygnalistów
Osoba odpowiedzialna za ustanowienie procedury, która jej nie ustanawia albo ustanawia z istotnym naruszeniem ustawy, podlega grzywnie (art. 58), orzekanej w trybie Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia. Groźniejsze są przestępstwa z art. 54 do 56: utrudnianie zgłoszenia, odwet na sygnaliście i ujawnienie jego tożsamości, zagrożone nawet więzieniem.
Ile trwają konsultacje procedury zgłoszeń wewnętrznych
Nie krócej niż 5 i nie dłużej niż 10 dni od przedstawienia projektu (art. 24 ust. 4). Konsultuje się ją ze związkiem zawodowym, a gdy go nie ma, z przedstawicielami osób świadczących pracę, wybranymi w trybie przyjętym w firmie. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od podania jej do wiadomości.
Czy trzeba przyjmować zgłoszenia anonimowe
Nie. Firma może przyjmować zgłoszenia anonimowe (art. 7 ust. 1), ale procedura musi określać, co się z nimi dzieje (art. 25 ust. 1 pkt 4). Trzeba więc napisać wprost, czy je przyjmujecie i rozpatrujecie. Pominięcie tego punktu to istotne naruszenie wymogów ustawy.
Czy mobbing podlega ustawie o sygnalistach
Nie wprost, bo prawa pracy nie ma w katalogu 17 dziedzin z art. 3 ust. 1. Pracodawca może jednak rozszerzyć procedurę o naruszenia regulacji wewnętrznych i standardów etycznych (art. 3 ust. 2), na przykład o mobbing i dyskryminację opisane w regulaminie pracy. Wtedy jeden kanał przyjmuje oba rodzaje zgłoszeń.
Wewnętrzny kanał masz z procedury, publiczny z profilu pracodawcy
Procedura obsłuży zgłoszenia, które ktoś zdecyduje się złożyć w firmie. Profil pracodawcy w Worked obsłuży te, które ktoś napisze publicznie: odpowiedź pod każdą opinią, opis firmy i benefitów obok wpisów oraz alert o nowej opinii.